İş Etüdü’nün
İşletmelere Katkısı
İş Etüdü, iş
sistemlerinin analitik ve sistematik bir şekilde incelenmesiyle
performanslarının iyileştirilmesine yönelik yeniden düzenlenmesine dayalı bir
yöntemdir.
Bu yöntem, sistemin
mevcut durumunun sorgulanması ile başlar, yerine performansının daha yüksek
olmasını sağlayacak alternatif sistem önerilerinin geliştirilmesi ya da mevcut
sistemin revizyonu ile devam eder ve son olarak da, önerilerin
gerçekleştirilmesi halinde katlanılacak yatırım maliyetlerini, elde edilecek
performans artışı ile kıyaslayarak, yatırımın getirisi oranının hesaplanması
yolu ile karar vericilere yardımcı olur.
AMAÇ
|
YER VE ÜRETİM ARACI
|
SIRA
|
KİŞİ
|
YÖNTEM
|
·
Ne yapılıyor?
·
Niçin
yapılıyor?
·
Başka
ne yapılabilir?
·
Ne
yapılmalıdır?
|
· Nerede
yapılıyor?
· Niçin orada
yapılıyor?
· Başka
nerede yapılabilir?
· Nerede
yapılmalıdır?
|
·
Ne zaman
yapılıyor?
·
Niçin o
zaman yapılıyor?
·
Başka
ne zaman yapılabilir?
·
Ne zaman
yapılmalıdır?
|
·
Kim yapıyor?
·
Niçin o
kimse yapıyor?
·
Başka kim
yapabilir?
·
Kim yapmalıdır?
|
·
Nasıl yapılıyor?
·
Niçin o
şekilde yapılıyor?
·
Başka nasıl
yapılabilir?
·
Nasıl
yapılmalıdır?
|
İş etüdünde, iş
sistemlerinin mevcut durumu sorgulanırken, sistemin 7 unsuru ve bu unsurların
birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınır. Bunlar:
1)
Görev: İş sisteminin
varlık nedenidir. Çıktının oluşturulması için gerçekleştirilecek esas faaliyetin
kısa bir tanımıdır.
2)
Girdi: Görevi
gerçekleştirerek çıktıya ulaşmak için dönüştürülecek malzemeyi, bilgiyi, enerjiyi,
vb. ifade eder. İnsan ve üretim aracı haricinde kalan bütün kaynaklar, girdi
olarak ifade edilirler.
3)
İnsan: Üretim aracı ile
etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan kişidir. Burada insanın sahip
olması gereken nitelikler, iş gerekleri belgeleri ile tanımlanır.
4)
Üretim Aracı: İnsan ile
etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan makine, ekipman, vb. teçhizattır.
5)
İş Akışı: İnsan ve üretim
aracının birlikte çalışması yoluyla görevi gerçekleştirirken kullandıkları
süreçtir. Süreç, görevin nasıl yapıldığını tarif eden faaliyetlerin –ki bu
faaliyetlerin her birine iş etüdünde akış dilimi denir- toplamından oluşur.
6)
Çıktı: Süreç sonucunda
ortaya çıkan, müşterinin talep ettiği ürünler ya da hizmetler ile bunların elde
edilmesinde kullanılmış olan bilgiyi, dönüştürülmüş enerjiyi, ortaya çıkan yan
ürünleri, artıkları, vb. ifade eder.
7)
Çalışma koşulları: İnsanın görevi
gerçekleştirirken çalışmak zorunda olduğu ortamın toz, gaz, gürültü, ısı, nem, ayakta
çalışma, hareketleri kısıtlayıcı iş elbisesi veya aksesuar kullanma, gibi
fiziksel özellikleri ile bağlı olduğu ücret sistemi, arkadaşlık koşulları,
ast-üst ilişkileri, ekip uyumu, yetki ve sorumluluk düzeyi, mola ve vardiya düzenlemeleri, gibi sosyal özelliklerinin
yanı sıra, üretim aracının ayar
tanımları, girdinin ve çıktının biçimsel ölçülerinde kullanılan tolerans
sınırları (işin hassasiyeti), uzanma ya da taşıma mesafesi, işlem mesafesi, vb.
iş sisteminin diğer 6 unsuru ile doğrudan ilgili olan, sistemin performansını etkileyen tüm diğer unsurlardır.
Bu 7 unsur, çalışma tekniği ve yöntemi ile sıkı sıkıya
bağlıdır. Çalışma tekniği, iş sisteminin kullandığı teknolojiyi ve çalışma
yöntemi de, bu teknolojiye bağlı olarak kullanılan iş akışını ifade eder. Çalışma
tekniği ve yöntemine ilişkin veriler de İş Etüdü çalışmaları kapsamında
kullanılır. Bu bağlamda İş Etüdü, yeni kurulacak bir işletmede alternatif
ürünler ve teknolojiler arasından fayda/maliyet oranı en yüksek olanın
seçiminden, faaliyetlerine devam etmekte olan bir işletmede mevcut iş
sisteminin performansının iyileştirilmesine kadar her aşamada kullanılan bir
yöntemdir.
İş etüdünde kullanılan
performans ölçütlerinden bazıları:
Miktar performansı,
alternatif teknolojilerin seçiminde kullanılacaksa, aynı oran:

olarak
kullanılabilecektir. Örneğin; bir ürünün istenilen hassasiyette geleneksel torna, CNC ve 3 boyutlu yazıcı ile üretilmesi mümkünse, aynı ürün geleneksel torna ile saatte 5 adet, CNC ile saatte 25 adet, 3 boyutlu yazıcı ile de saatte 0,5 adet üretiliyorsa, müşteri talebi de saatte 5 adet ise, geleneksel tornanın miktar performansı 5/5=1 (%100), CNC'nin miktar performansı 25/5=5 (%500), üç boyutlu yazıcının miktar performansı ise 0,5/5=0,1 (%10) olarak hesaplanır. CNC'nin önemli ölçüde atıl kalacağı, buna karşılık talebi karşılamak için 10 adet 3 boyutlu yazıcının gerekli olduğu görülmektedir. İşletme eğer başka bir ürün üretmeyecekse geleneksel torna tezgahı en uygun çözüm gibi durmaktadır. Ancak, elbette alternatif teknolojilerden birinin seçilmesinde tek faktör miktar performansı değildir. Alternatif ürünler de üretilecekse CNC daha uygun olabilir. 3 boyutlu yazıcı için gereken hammadde ile torna ve CNC için gereken hammadde de farklıdır. Torna ve CNC'nin işlemesi için önden malzemenin kaba şeklinin dökümhanede verilmiş olması gerekir. 3 boyutlu yazıcı ise malzemeyi örneğin toz haliyle kullanmaktadır. Kalıp üretimine ve döküm işlemine gerek kalmamaktadır. Dolayısıyla, kıyaslama yaparken, önceki işlemlerin süreleri ve maliyetleri de dikkate alınmalıdır.
Diğer ölçüt de zaman performansıdır:
Yukarıdaki örneklerden geleneksel tornada standart olarak saatte, yani 60 dakikada 5 adet üretildiğine göre, bir ürünün standart süresi 12 dakikadır (12 dakika/adet) diyebiliriz. Üretimde olağandışı aksamaların meydana gelmesi sonucu Haziran 2019'da saatte ortalama 4 adet üretim gerçekleşmiş olsun. Yani fiili süre, 60/4= 15 dakika/adet olsun. O halde zaman performansı = 12/15=0,80 yani %80 olarak hesaplanır.
Görüldüğü gibi her
iki performans oranında da, öncelikle “üretilmesi beklenen ürün miktarı” ve
“standart üretim süresi” olarak tanımlanan, büyük ölçüde kullanılan teknolojiye
bağımlı olarak değişen veriler ile “karşılanması istenen müşteri talebi
miktarı” olarak tanımlanan, pazara ve önceden alınmış stratejik pazarlama
kararlarına ilişkin veriler yer almaktadır. Bu verilerden, “standart üretim
süreleri”, iş etüdü yöntemleri ile bulunmakta, “belirli sürede üretilmesi
beklenen ürün miktarı” da bu standart sürelere bağlı olarak hesaplanmaktadır.
Standart üretim
sürelerini etkileyen tek unsur, kullanılan teknoloji değildir. Aynı teknoloji
ve süreci kullanan iki işletmenin standart süreleri, birbirinden farklıdır.
Bunun nedeni, üretim alanının kullanım şekli (yani makinelerin ve stok
alanlarının yerleşimleri), örgüt kültürü, insan kaynaklarının yetkinlikleri
(nitelikleri), motivasyon düzeyleri, makinelerin bakımına gösterilen özen,
yönetimin planlama yeteneği, vb. unsurların işletmeden işletmeye farklılık
göstermesidir. Adının "standart süre" olması sizi yanıltmasın, "standart" denmesinin nedeni, x ürünü için tüm sektörde genel geçer bir sürenin hesaplanması değil, hangi koşullarda, hangi yöntemlerle ve ön kabullerle ölçümü yapıldığının kayıt altına alınması ve ölçüm yönteminin standart olması nedeniyledir.
İş etüdünde
standart süreler, %95 güvenilirlikle, belirli sapmalar dâhilinde belirlenir (örneğin ortalama değerler -+%10 güven aralığında belirlenmiş olabilir). Bu
sürelerin hesaplanmasında, kronometreyle zaman ölçümü, önceden belirlenmiş
zamanlar sistemi (Örneğin: MTM, MOST, MODAPTS, vb.), plan zamanlar,
karşılaştırma ve tahmin gibi yöntemlerle belirlenen temel işlemlerin süresi ile
iş örneklemesi, uzun süreli zaman ölçümü gibi yöntemlerle belirlenen, gün içinde belirsiz bir dağılım gösteren aksama nedeniyle yapılan ek işlemlerin ve temel işlemlere ara vermelerin zamanları (dağılım zamanları), dinlenme zamanları ve kayıp zamanların vardiya içindeki payları
kullanılır. Gerek temel zamanların belirlenmesinde, gerekse sözü edilen zaman
paylarının belirlenmesinde, istatistiksel yöntemlerden yararlanılır. Payların belirlenmesi kadar, nedenlerinin belirlenerek çözüm önerilerinin uygulanması ve bu payların makul düzeylere indirgenmesi de önemlidir.
Bütün bu bilgiler
ışığında İş Etüdünün yararları (faydaları) ve kullanım alanları:
-
İşletme yerleşim alanının daha etken kullanımını sağlar,
-
Taşıma hareketlerini en aza indirgeyen yerleşim düzeninin
belirlenmesini sağlar,
-
Gereksiz hareketleri ortadan kaldırır,
-
Hat dengelemeye yardımcı olur,
-
Üretim araçlarının daha etken kullanımını sağlar,
-
Üretimde zamanın daha büyük bir bölümünün katma değer
yaratan işlere ayrılmasını ve dolayısıyla daha az zamanda daha çok iş
çıkarılması anlamına gelen verimin artmasını sağlar (özellikle emek veriminin),
-
Kapasitenin etken kullanılamadığı durumlarda,
nedenlerinin ve zamansal yüzdelerinin ortaya çıkarılmasını sağlar (iş
örneklemesi ile),
-
Daha uygun vardiya saatlerinin kullanılmasını, dinlenme
molalarının işe uygun düzenlenmesini sağlar,
-
Çalışanın fiziksel özelliklerine (anatomisine, 5 duyu
organına, zihinsel ihtiyaçlarına, vb.) ve beklentilerine uygun iş düzenlemesi
yapılmasını sağlayarak iş kazalarını, meslek hastalıklarını, kas-iskelet
rahatsızlıklarını asgari düzeye indirir ve işin daha hızlı yapılabilmesine
olanak tanır,
-
Ürünlerin standart zamanlarının bilinmesini sağlar ve
böylece planlananla gerçekleşenin süre ve bütçe açısından kıyaslanmasına
yardımcı olur,
-
Adil bir ücretlendirme sisteminin oluşturulması için
gerekli zemini sağlar,
- İşin detaylı incelenmesi sayesinde, işi gerçekleştirecek
olan personelde aranan niteliklerin eksiksiz bir şekilde belirlenmesini sağlar,
- Matematiksel fonksiyon tahmini yaparak, spesifik bir işin
sonuçlanmasında zamanı etkileyen faktörlerle o işin gerçekleştirilme zamanı
arasındaki istatistiksel ilişkinin belirlenmesine yardımcı olur,
-
Standart zamanı bilinen ürünlerden yola çıkılarak, yeni
ürünlerin standart zamanlarının daha güvenilir bir şekilde tahmininin
yapılmasına yardımcı olur,
-
Alternatif ürünlerin ve süreçlerin ön tasarımında, hangi kullanım
özelliklerine sahip hangi ürünün, hangi süreçle üretiminin daha ekonomik
olacağının saptanmasına yardımcı olur,
-
Robot hareketlerini asgariye indirgeyecek çalışma
yöntemlerinin belirlenmesine ve buna uygun çevresel düzenlemenin yapılmasına
yardımcı olur,
- Mekanizasyon ve
otomasyon düzeyinin seçilmesine yardımcı olur,
- Hücresel üretimde
hücrelerin en uygun şekilde ve düzende tasarlanmasına yardımcı olur,
- Bir kişinin aynı
anda kaç makinenin operatörlüğünü yapabileceğinin belirlenmesini sağlar,
-
Akış (süreç) şemaları oluşturulması sayesinde işe yeni
başlayacak olan personelin görevini ve görevinin bütün içindeki yerini daha
kolay kavramasını sağlar (oryantasyon eğitimini kolaylaştırır),
-
Akış şemaları, prosedürler ve talimatlar oluşturulması
yoluyla ISO:9000 gerekliliklerinin yerine getirilmesini sağlar,
-
Hizmet işletmelerinde, gereksiz işlemlerin ortadan
kaldırılması ile müşterilerin ortalama bekleme süresini azaltır,
-
İş yüküne bağlı kadrolarda, çalışan sayısının
hesaplanmasında kullanılan verilerin doğru tespit edilmesini sağlar,
-
Üretim planlamada kullanılan ürün ağacı, iş emri gibi
formların doğru ve amacına uygun bir şekilde tasarlanmasını sağlar.
-
Az bir yatırımla, işletme çıktılarında önemli artışlar
sağlar.
Örnek Olay:
X işletmesinde, iş etüdünde veri saptama yöntemlerinden
biri olan çalışanlar için iş örneklemesinin gerçekleştirilmesi sonucunda,
üretimde katma değer yaratmayan faaliyetler, bu faaliyetlerin gün içinde
meydana gelme sıklıkları ve işletmeye maliyetleri, aşağıda verilmiştir:
Zaman (Akış) Türü
|
Vardiya İçindeki Payı
(%)
|
Adam.saat/yıl
|
TL / yıl
|
Atölye içi taşımalar
|
13,1
|
4225
|
11875,7
|
İş Konuşması
|
6,1
|
1960
|
5508,3
|
Kişisel Nedenle Ara Verme
|
6,0
|
1942
|
5457,8
|
Özel Konuşma, İşe Geç Başlama, İşi
Erken Bırakma
|
3,9
|
1258
|
3535,7
|
Takım, Aparat veya Malzeme Arama
(yüksüz gezinme)
|
3,6
|
1151
|
3234,2
|
İş Yokluğu Nedeniyle Kısa Süreli
Bekleme
|
1,1
|
360
|
1010,7
|
Kişisel Hataya Bağlı Fazla Çalışma
|
0,2
|
72
|
202,1
|
|
34,0
|
10967,15
|
30824,67
|
Bu katma değer yaratmayan faaliyetlerin süresini sıfıra
indirmek olanaksızdır, ancak iş etüdünün bir parçası olan metot etüdü ile
gerekli düzenlemelerin yapılmasıyla, oranları toplamı %34’ten yaklaşık %7-15
mertebesine düşürülebilir. Bu da katma değer yaratmayan faaliyetlerin
maliyetlerinde %56-80 arası bir iyileşme anlamına gelir. Bu durumda yaklaşık
31000 TL. olan maliyetler, yaklaşık 6350 ila 13600 TL arasında seyredecektir.
Başka bir deyişle 1 yılda gerçekleşen tasarruf, yaklaşık 17400 ila 24650
TL arasında olacaktır. Bu tasarruf işçi
çıkarma yoluyla değil de, “%66’lık süre
kullanımı ile 100 birim üretiliyorsa, %85’lik süre kullanımında kaç birim ürün
üretilip satılabilir” diye hesaplama yapılarak sağlandığında, bu süre içinde
128 birim üretilebileceği görülmektedir. Bu da ürünlerin taahhüt edilip
satılabilmesi halinde, 1 yıl içinde satış gelirlerinde en az %28’lik artış
anlamına gelir. Ayrıca birim maliyetler de, aynı süre içinde, aynı işçilerle
daha fazla ürün üretilmiş olması nedeniyle düşecektir. Metot etüdü ile
önerilecek olan iyileştirme önerilerinin, bir defaya mahsus ortaya çıkacak olan
yatırım maliyetiyle iyileştirme sonucunda tekrarlanacak bir iş örneklemesi
sonucu ortaya çıkan kesin iyileştirme miktarı kıyaslandığında, yatırımın
kendisini ne kadar zamanda amorti edeceği de ayrıca hesaplanabilecektir.
İş etüdünün,
etütçülere kazandırdığı analizci ve sentezci bakış açısı ile elde edilen
faydalar da bulunmaktadır. İş etüdü tekniklerinin getirdiği bakış açısından
yararlanılarak ortaya konan teknikler arasında, 5S Endüstriyel Temizlik ve
Düzen, SMED: Kısa Sürede Kalıp Değişimi, Sıfır Hazırlık Zamanı (Zero Changeover
Time), Süreç İyileştirme, Sürekli İyileştirme, Değer Analizi, vb. teknikleri
saymak mümkündür. Müşterinin, ürünü satın alırken ve kullanırken yararlandığı
yöntemin (iş akışının) incelenmesi sonucu, müşteriyi zorlayan hususları tespit
etmek ve böylece ürün tasarımında ve satışında yapılması gereken iyileştirmeler
ve innovasyonlar hakkında önemli fikirler elde etmek de mümkündür.
Özetle iş etüdü,
veri teknolojinin en etken şekilde kullanılmasının yanında, süreç ve ürün
inovasyonunda ve işletmeye en uygun teknolojinin seçiminde de, diğer
analizlerle ve yöntemlerle birlikte sağlıklı kararlar alınabilmesine yardımcı
bir tekniktir.
Gülnur Sönmez 2012, 2019
Yararlanılan Kaynaklar:
1)
MPM-REFA İş Etüdü Yöntem Bilgisi Cilt 1-5
2)
ILO İş Etüdü, 4. Basım, MPM Yayınları No: 29
3)
Gülnur Sönmez, X İşletmesi Danışmanlık Raporu, 2004