Verimlilik,
ele alınan iş sisteminde, istenen çıktıları elde etmek için dönüştürülen ya da
harcanan girdilerin (kaynakların) çıktılara dönüşme düzeyidir. Bu düzeyi
hesaplamak için çıktılar, bu çıktıları elde etmek için kullanılan girdilere
(kaynaklara) bölünerek formüle edilir:
Verimlilik= Çıktı / Girdi
Verimlilik
oranının anlamını, kullanım amacını ve elde edilmesindeki güçlükleri daha
ayrıntılı bir şekilde incelemeden önce, tanımda geçen “iş sistemi”, “çıktı”,
“girdi (kaynak)” sözcükleriyle nelerin anlatılmak istendiğini açıklamak
gerekmektedir.
1.1. Verimlilik
Tanımında Geçen Genel Kavramlar:
İş Sistemi: İnsanların (toplumların),
çeşitli kaynakları, çeşitli çalışma biçimi, yöntem ve ilişkilerle bir araya
getirip etkileşimini sağlayarak, üzerine düşen bir görevi ya da görevler
bileşimini başarılı bir şekilde gerçekleştirmek amacıyla kurdukları
sosyo-ekonomik organizasyonlardır. Ekonomik açıdan, bir katma değer (fayda)
üretmek amacıyla faaliyet gösteren kuruluşların kullandığı sistemler olarak
tanımlanabilir.
Bu organizasyonlar, bütün dünyayı ilgilendiren
konularda kurulabileceği gibi, yalnızca bir ülkeler topluluğunu, bir ülkeyi,
bir ekonomik faaliyet alanını, bir işletmeyi, bir işletmenin bir bölümünü
ilgilendiren konularda da kurulabilir. Dünyayı ilgilendiren konularda kurulan
organizasyonlara örnek olarak, Birleşmiş Milletler (UN), Dünya Sağlık Örgütü
(WHO), Dünya Verimlilik Bilimleri Konfederasyonu (WCPS); ülkeler topluluğunu
ilgilendiren konularda kurulan organizasyonlara örnek olarak Kuzey Atlantik
Paktı (NATO), Avrupa Topluluğu (EU: AT); bir ülkeyi ilgilendiren konularda
kurulan organizasyonlara örnek olarak T.C. Devlet Su İşleri, Milli Prodüktivite
Merkezi, T.C. Merkez Bankası, Amerika Verimlilik ve Kalite Derneği (APQC); bir ekonomik
faaliyet alanını ilgilendiren konularda kurulan organizasyonlara örnek olarak
Tekstil İşçileri Sendikası, İnşaat Mühendisleri Odası; bir işletmeyi
ilgilendiren organizasyonlara örnek olarak Microsoft, BRİSA, Arçelik Bulaşık
Makinesi Fabrikası, TUSAŞ, ODTÜ Mezunlar Derneği, Türkiye İş Bankası; bir
işletmenin bir bölümünü ilgilendiren konularda kurulan organizasyonlara örnek
olarak Microsoft Pazarlama Departmanı, BRİSA Üretim Departmanı, Türkiye İş
Bankası Tüketici Kredileri Departmanı gösterilebilir. Bu organizasyonların her
biri birer iş sistemidir. Sorumlulukların paylaşıldığı, ortak bir vizyona,
misyona, değerlere sahip, birlikte ortak bir amaca hizmet etmek isteyen
bireylerden oluşan bir aile de bir iş sistemi olarak düşünülebilir. Bu iş
sistemlerinin ortak özelliği, belli bir ihtiyacı karşılayan üretim sürecine
(mal veya hizmet üretimi) sahip olmaları ve sürekliliğini sağlamak için başka
bazı mal ve hizmetlere ihtiyaç duymalarıdır.
Bir iş sisteminin yedi anlamlı öğesi vardır.
Bunlar, görev, girdi, üretim süreci, insan, üretim aracı, çıktı ve çevresel
koşullardır (REFA[1]). Bir iş sisteminde girdiler,
çevresel koşullar altında, belli görev tanımları
çerçevesinde çalışan insan ve üretim aracı yardımıyla, çeşitli üretim
süreçlerinden geçirilerek çıktılara dönüştürülürler. Buradaki
anlamıyla (üretim yönetimi bakış açısıyla) girdi, biçim ve hal
değiştirerek veya diğer parçalarla birleştirilerek çıktıya (ürüne)
dönüştürülen, ürünün yapısında yer alan hammadde veya malzeme ile, üretime
dolaylı yoldan katkıda bulunan bilgi, enerji, doküman, vb.dir. Hizmet üreten
kuruluşlarda insan da girdi olabilmektedir. Örneğin; eğitilmemiş insan, hasta
insan girdi olurken, eğitim süreci sonucu belli nitelikler ve beceriler
kazanmış insan ya da tedavi süreci sonucu iyileşmiş insan da çıktı olarak
tanımlanabilir. Üretim süreci; girdi, insan ve üretim aracının birlikte
etkileşimiyle çıktıya ulaşmak üzere (görevi tamamlamak üzere) gerçekleştirdiği
faaliyetler bütünüdür. Buradaki anlamıyla (üretim yönetimi bakış açısıyla) insan
(işgücü) ve üretim aracı, iş sisteminin kapasitelerini oluşturan
unsurlardır. Performans ve verimlilik yönetimi bakış açısıyla ise girdi, üretim
yönetimi bakış açısıyla tanımlanan girdi ve kapasite unsurlarının tamamını
(hammadde ve malzeme, enerji, bilgi, doküman, vb.nin yanı sıra insan ve üretim
aracını) kapsamaktadır. Bu çalışmada geniş anlamıyla (performans ve verimlilik
yönetimi bakış açısıyla) girdi tanımı ele alınmaktadır. Çıktı, üretim
süreci sonucu elde edilen mal veya hizmettir. Görev, çıktıyı elde etmek
için tanımlanmış, iş sisteminden yapması beklenen ana (esas) faaliyettir. İş
sisteminin amacı olarak da nitelendirilebilir. Çevresel koşullar ise;
fiziksel, ekonomik, sosyal, sosyoekonomik, hukuki, demografik, vb. iş sistemini
dışarıdan etkileyen, iş sisteminin doğrudan kontrolü altında olmayan, göz ardı
edilmemesi ve uyum sağlanması gereken koşullardır.
Verimlilik formülünde doğrudan yer alması
nedeniyle, çıktı ve girdi kavramları aşağıda daha geniş olarak ele
alınmaktadır:
Çıktı: Daha önce tanımlandığı gibi, iş
sistemlerinin ihtiyaçları karşılamak üzere sundukları mal ve/veya hizmet, çıktı
olarak nitelendirilmektedir.
İş sistemleri örneğindeki işletmelerden
bazılarının çıktılarına örnek olarak; Birleşmiş Milletler’in dünya barışını ve
güvenliğini korumak amacıyla oluşturduğu milletlerarası dayanışma; Dünya Sağlık
Örgütü’nün çeşitli ülkelerde salgın hastalıkları ortadan kaldırmak için
yürüttüğü aşı kampanyaları; Avrupa Topluluğu’nun Avrupa halklarının refah
düzeylerini artırmak için kurduğu ekonomik sistem; T.C. Devlet Su İşleri
Müdürlüğü’nün ülkenin içimlik, elektrik enerjisi, sulama amaçlı kullanılan su
ihtiyacını uygun yerlerde ve uygun maliyetlerle karşılamak üzere yaptığı tesis
planlaması ve ihale organizasyonları; Milli Prodüktivite Merkezi’nin ülkenin
çeşitli alanlardaki verimliliğini artırmak için hazırladığı ve yürüttüğü
araştırma, eğitim, danışmanlık, yayın çalışmaları, programları ve kampanyaları;
T.C. Merkez bankasının ülke ekonomisine yön vermek amacıyla para politikası
konusunda aldığı kararlar ve bunların uygulanması; işçi sendikalarının çalışma
koşullarının iyileştirilmesi için yaptığı/kabul ettirdiği öneriler;
Microsoft’un işleri kolaylaştırmak ve iletişim fonksiyonunu yaygınlaştırarak
organizasyonların verimliliğini artırmak için hazırlayıp pazarladığı
yazılımlar; Arçelik Bulaşık Makinesi Fabrikası’nın bulaşıkların daha kolay ve
daha az su tüketerek yıkanması için üretip sattığı çeşitli modellerdeki bulaşık
makineleri; bir işletmenin pazarlama biriminin reklam ve promosyon politikası ve
bu politikanın uygulanması gösterilebilir. Sözü edilen iş sistemlerinin verilen
örneklerin dışında başka çıktıları da olabilir. Ayrıca çıktılar, müşteri
ihtiyacına göre çeşitlendirilmiş de olabilir. Örneğin Arçelik’in ürün
kataloglarına bakıldığında, birbirinden farklı tip ve modellerde bulaşık
makinelerinin üretilerek pazarlandığı görülür.
Yukarıdaki örneklerden de anlaşıldığı gibi,
çıktılar tanımlanırken, amaçlarıyla (görevleriyle ve katma değerleriyle)
birlikte tanımlanmaktadır. Kısacası her ürünün ve hizmetin, dolayısıyla her
çıktının bir amacı vardır. Bir iş sisteminin etkililiği, çıktılarının
amaçları karşılama derecesine bağlıdır. Bu nedenle amaçların, gerçek ihtiyaca
yönelik doğru tanımının yapılması ve çıktıların da bu amacı en iyi şekilde
karşılayan özelliklere sahip olacak şekilde tasarlanması büyük önem
taşımaktadır. Böylece etkililik (doğru işin yapılması) ön koşulu sağlandıktan
sonra, sıra bu çıktıları üretmek için kullanılan süreçlerin ve kaynakların
doğru, yerinde ve en az israfla kullanılıp kullanılmadığı sorusuna (işin doğru
şekilde yapılması sorusuna), yani verimliliğin sorgulanmasına gelir. Belli bir
ihtiyacı gidermeye yönelik olarak hedeflenen çıktılar, işletmenin varlık
nedenidir.
Girdi: İş sisteminin çıktıyı elde etmek
için kullandığı kaynaklar girdi olarak nitelendirilmektedir. Girdiye örnek
olarak, fiziki ürün üreten işletmelerde ürünün yapısına giren hammadde ve
malzeme, ürünün yapısına girmeyen, ancak üretiminde kullanılan işgücü, makine -
teçhizat, bina, enerji, bilgi, kırtasiye malzemesi, iş güvenliği ve temizlik
için kullanılan önlük, gaz maskesi, özel amaçlı gözlük, baret, makine –
teçhizatın bakımında kullanılan fırça, yağ, boya, vb. gösterilebilir. Hastane,
okul, banka, vergi dairesi, laboratuar, vb. hizmet üreten işletmelerde de,
dikkatlice düşünüldüğünde, benzer girdilerin söz konusu olduğu görülmektedir.
Ekonomi biliminde bu girdiler; üretim faktörleri adı altında, emek (=işgücü),
sermaye (=makine-teçhizat, bina, diğer birikmiş varlıklar), toprak (=doğal
kaynaklar =hammadde ve malzemeler, su, vb.) ve girişimci (=sermayeyi mal veya
hizmet üretimi sürecine sokan kişi) olarak sınıflandırılmaktadır. (Ekonomi
Terimleri Sözlüğü) Üretimde bu faktörlerin her birine düşen parasal pay ise
sırasıyla, ücret, faiz, rant ve kâr olarak tanımlanmaktadır. İşletmeler için etkililik
koşulunu çıktıların durumu yani amaca uygunluk derecesi sağlarken, verimlilik
koşulunu ise, çıktıları elde etmek için doğrudan veya dolaylı olarak kullanılan
girdilerin kullanım biçimi[2]
sağlamaktadır.
1.2. Verimlilik Oranındaki Unsurların İşletmelerde
Değerlendirilmesi:
1.2.1. Çıktı Unsurunun Değerlendirilmesi:
Yukarıdaki
tanımlardan yola çıkılarak, iş sistemlerinde çıktı ile ilgili aşağıdaki
değerlendirmelerin yapılması gerektiği sonucuna varılır:
-
Amaca uygunluk (kalite, fiyat, kullanım kolaylığı, vb.)
-
İstenilen zamanda, istenilen yerde bulunması.
Bu amaçla yapılan değerlendirmeler, genellikle
müşteri doyumu anketleri ve sevkıyatla ilgili ölçümler sonucu elde edilen
verilerle gerçekleştirilmektedir. Birçok iş sistemi için uygun yerde kurulmuş
olması; “çıktının amaca uygunluğu” ve “istenilen zamanda, istenilen yerde
bulunması” özellikleri açısından oldukça önemlidir. Ancak tek başına yeterli
değildir. Çıktının değerlendirilmesi sonucu elde edilen bulgular, sürecin iyileştirilmesi
için kullanılmalıdır.
Bu değerlendirmeler, “etkililik” olarak
isimlendirilmekte olup, gerçekleşen çıktı ile hedeflenen çıktının sayısal
değerlerle ifade edilerek birbiriyle karşılaştırılması (oranlanması) yoluyla
elde edilir. Etkililik oranları, hedefe ne ölçüde yaklaşıldığının bir
göstergesidir. Etkililik oranının yetersiz kalması, pazarlama veya üretim
sürecindeki bir aksaklığa veya yetersizliğe işaret eder. Üretim sürecindeki
aksaklık ya ürünün niteliğine, ya da üretim miktarına veya maliyetine ilişkin
olabilir. Birincisi kalitenin yetersizliğini, ikincisi ise verimliliğin
yetersizliğini gösterir.
1.2.2. Süreç Unsurunun Değerlendirilmesi:
Gerek
tanımlardan, gerekse çıktının değerlendirilmesinden yola çıkıldığında, sürecin
değerlendirilmesinde aşağıdaki konuların önem kazanacağı açıktır:
-
İş sistemi içindeki ve dışındaki (çevresindeki)
varlıklara fiziksel, psikolojik, maddi, kültürel, vb. açılardan olanaklar el
verdiğince zarar vermemesi,
-
Ekonomik ve amaca uygun çıktılar oluşturmak için
gerekenleri yapması,
-
Çıktıların istenilen zamanda ve yerde bulunması için
gerekenleri yapması,
-
Girdileri çıktılara dönüştürürken kaynakları israf
etmemesi,
-
Sürekli daha iyi ve daha uygun çıktılar üretmek için
kendini (yöntemlerini, kaynaklarını, vb.) geliştirmesi,
-
Çevrede meydana gelen / gelmekte ve gelecek olan
değişimlere karşı uyanık olması, kendisini ilgilendiren konulardan haberdar
olması ve uyum sağlamak için kendini çabuk ve uygun bir biçimde değiştirmesi.
Sürecin değerlendirilmesi, çıktının
değerlendirilmesine benzer. Şöyle ki, iş sistemi birkaç alt sisteme bölünür.
Bunun amacı, iş sistemi içinde uzmanlık alanları oluşturmaktır. İş sisteminin
amaçlarını gerçekleştirmek için atılması gereken adımlar, bu uzman alt
sistemlerin görevidir. Dolayısıyla her uzman alt sistemin, iş sisteminin
amacını gerçekleştirmeye yönelik, kendi uzmanlık alanına özgü bir amacı vardır.
Amacı ve görevi iş sistemininkine uyumlu olarak belirlenen bu alt sistemlerin,
birer süreci, çıktısı ve girdisi de vardır. Bu alt sistemlerden birinin
çıktısı, bir diğerinin girdisini oluşturmaktadır. Dolayısıyla, alt sistemlerin
çıktılarının etkililiği, sürecin değerlendirilmesinde büyük öneme sahiptir. İş
sistemini alt sistemlere bölmenin bir başka amacı da, sorunları büyümeden
çözmektir. Tıpkı kanserin erken tanısında tedavi sürecinin daha kolay olması
gibi, iş sistemindeki aksaklıkların da oluşum yerinde tespit edilmesi,
sorunların daha kısa zamanda çözülmesini sağlayacaktır.
Bütün yaratıcı ve üretici faaliyetler süreç
sırasında gerçekleşmektedir. Gerek yaratıcılığın geliştirilmesi, gerekse
çevrede olup bitenlerden haberdar olunması adına yapılan her türlü etkinlik,
değerlendirmede önemli bir unsurdur. Örneğin: Her yıl yönetimin ve diğer
personelin katıldığı fuar, seminer, sempozyum, açık oturum, forum, panel,
kongre, vb. etkinliklerin sayısı, niteliği, katılan personel sayısı ve buradan
edinilen bilgilere dayanılarak alınan önlemlerin sayısı ve niteliği (önlemlerin
katkısı) gibi kriterler, sürecin değerlendirilmesinde iyi birer ölçüt olarak
sayılabilir. Sürecin kendi içinde ve dış çevreyle kurduğu haberleşme ağının
etkenliği de bu konuda önemli bir kriterdir. Yaratıcılık gerektirmeyen süreçler
sırasında yapılan hataların sayısının çalışan kişi sayısına bölünmesiyle
bulunan değer (kişi başına hata sayısı), bu oranın artan veya azalan eğilimde
olması yine önemli değerlendirme unsurlarıdır. Bu nitelikteki süreçlere uygun
düşen bir başka değerlendirme de, yarı ürünlerin veya süreç içindeki
hizmetlerin zamanında gerçekleşip gerçekleşmediğidir. Örneklerde tanımlanan ara
kontroller, varsa hatalı durumun veya gecikmenin önceden fark edilip, sürece
gerekli müdahalenin yapılmasında yardımcı olur. Böylece kısa vadede sürecin
verimliliği hatanın giderilmesi sırasında oluşan ek faaliyetler nedeniyle düşse
de uzun vadede ürünün etkililiği düşmemiş olur. Çünkü bu sayede çıktının amaca
uygunluğu sürecin erken aşamalarında yapılan müdahalelerle sağlanmış olur.
Ayrıca sürece erken müdahale edilmemiş olsaydı, hatayı gidermek için daha fazla
işlem yapılacak, daha fazla malzeme, işgücü israfı olacak ve böylece verimlilik
daha fazla düşecekti. Bu nedenle süreçteki ara kontroller, uzun vadede
verimliliği de artırır. Ara kontroller sırasında yapılan tespitlere göre alınan
önlemlerin yanı sıra benzer hataların tekrarlanmaması için bir takım yeni
önlemler de alınırsa, uzun vadede bir daha benzeri durumla karşılaşılmayacağı
için verimlilik daha da artmış olur.
Girdinin
çıktıya dönüştürülmesinde süreç önemli bir faktördür. İş sisteminde süreç,
girdiden ve çıktıdan bağımsız değildir. Süreci tanımlarken, “otomasyon” ya da
“iş gücü ağırlıklı” gibi ifadelerin kullanıldığına şahit olmuşuzdur. Bu
ifadeler, sürecin daha çok makine teçhizat teknolojisine dayalı ya da işgücünün
el becerilerine (kas gücü de olabilir) dayalı olduğunu gösterirler. Bu
tanımlamalar, sürecin kullandığı girdilere yöneliktir. Süreç, ürüne bağlı
olarak da değişir. Örneğin, tekstil ürünleri üreten bir fabrikayla, elektronik
eşya üreten bir fabrikanın süreçleri birbirinden çok farklıdır. Ancak, aynı
teknolojiyi kullanan ve aynı ürünü üreten farklı işletmelerde de süreçler
farklı olabilir. İşlerin yapılma yolu, yöntemi detayda farklılıklar
gösterebilir. Bu nedenle de, ayrıntılar dışında hemen hemen aynı sürece sahip
işletmelerin verimlilik oranları da farklılık gösterebilir. Burada farkı,
işletmelerin yönetilme biçimi ortaya koyar. Süreci sürekli geliştirebilme
yetisi verimlilik artışıyla ilgili önemli bir faktördür. Bu faktör ekip
çalışmasına, kurum kültürüne, dayanışma düzeyine, çalışanların ortalama bilgi
ve deneyim düzeyine bağlı olarak değişir. Ekip çalışması, kurum kültürü,
dayanışma düzeyi ve çalışanların bilgi ve deneyim düzeyi de yönetim tarzına
bağlı olarak firmadan firmaya değişiklik gösterir.
Sürecin
değerlendirilmesinde yapılan ara kontroller sonucu verim, hatalı üretim ve
düzeltilmesi, çalışma ekiplerinin performansı, kapasite kullanım oranı, üretim
araçlarının arıza sıklığı, iş kazası, gibi performans ölçütlerine bakılarak
gerektiğinde acil durum planları yapılır ve sürecin kontrol altına alınması
sağlanır. Böylece, bir başka ifade ile sürecin saat gibi tıkır tıkır işlemesi
sonucu verimlilik artırılır.
Verimlilik
ve Performans Yönetimi konu başlığında, performans değerlendirme için gerekli
olan ölçütlerin bazılarına değinilecektir.
1.2.3. Girdi Unsurunun Değerlendirilmesi:
Çalışmanın
önceki bölümlerinde, çıktıları (ürün ya da hizmet) elde etmek için kullanılan
tüm kaynaklar girdi olarak nitelendirilmişti. Temel girdiler olarak da, işgücü,
makine-teçhizatı ve nakit akışını içeren sermaye, bilgi, ilk
madde ve malzemeler, girişimcilik göz önüne alınmaktaydı. Bu bölümde
temel girdiler, konunun bütününün açıklığa kavuşmasına yardımcı olacağı
düşüncesiyle teker teker ele alınacaktır.
İşgücünün
değerlendirilmesi: İşgücü, sahip olduğu bilgi ve beceri düzeyiyle çalışarak
girdinin çıktıya dönüşmesinde önemli bir rol oynar. İş sistemlerinde bilgi ve
beceri düzeyinin harekete geçirilmesi, iki yolla gerçekleşir: İlki, işgücünün
çalışması yoluyla, ikincisi ise, işgücünün ve işin etkili bir şekilde
yönetilmesi yoluyla. İkinci yol, yani etkili yönetim, tamamen girişimcinin
elinde olduğundan, bu durum girişimcinin değerlendirilmesi ile ilgili konuda
ele alınacaktır. Her iki yol da birbirinin tamamlayıcısı durumundadır. Burada
birinci yol ele alınacaktır.
Çıktıların,
aynı sayıda işgücü tarafından aynı mesai saatleri içinde daha kaliteli ve daha
fazla üretilmesi, işgücünün hatasız ve hızlı çalışmasına bağlıdır. İşgücünün
hatasız ve hızlı çalışabilmesi, çalışanın işin gereklerine uygun bilgi ve
beceriye sahip olmasına ve işin ergonomik açıdan insana uygun olmasına
bağlıdır. İşgücü girdisinin değerlendirilmesine örnek olarak şu faktörler
gösterilebilir: İşletmede işçi değişimi yüzdesi (turnover oranı), işten
ayrılmaların nedenleri, fazla mesai ve vardiya durumları, işgücü devamsızlığı,
işgücünün kapasitesinden yararlanma durumu (işgücü kapasite kullanım oranı),
çalışanların öğrenim durumu ve diğer nitelikleri, çıktıyı üretmek için
kullanılan sürecin işlemlerini gerçekleştirmek için gereken standart işgücü
sürelerinin belirlenerek fiili sürelerle karşılaştırılması (etkenlik), işe yeni
başlayanların öğrenme ve işe uyum sağlama süreçlerinin izlenmesi, çalışanların
önerilerinin işletmeye katkısı (işgücünün girişimciliği), çalışanların
hatalarından kaynaklanan kayıplar (zaman, malzeme kayıpları, vb.), vb.
kriterler değerlendirilir. Dikkat edilirse bu kriterler sürecin
değerlendirilmesinde de ele alınmıştı. Ancak orada süreç odaklı, alt sistemlere
dayalı bir değerlendirme söz konusuydu. Burada ise işletme geneline ilişkin bir
bakış açısı var. Daha önce de belirtildiği gibi, süreçlerin değerlendirilmesi,
girdi ve çıktıların değerlendirilmesiyle iç içedir.
Sermayenin
değerlendirilmesi: Sermaye, makine ve teçhizat olarak düşünüldüğünde,
işgücü tarafından çalıştırılarak hammadde ve malzeme üzerinde çeşitli işlemleri
gerçekleştirerek girdinin çıktıya dönüşmesine yardımcı olur. İşletmenin parasal
varlıkları olarak düşünüldüğünde ise, hammadde ve malzeme ile makine ve
teçhizat alımında, işgücü maaşının ödenmesinde, girişimciye payının
verilmesinde kullanılır. Bu nedenle işletmenin bu varlıklarının zamanında
paraya çevrilebilir olması, alacaklarını zamanında tahsil etmesi, buna karşılık
borçlarının da ödeme güçlüğü çekmeyecek şekilde ayarlanması önemlidir.
Makine
ve teçhizatın değerlendirilmesinde kullanılan ölçütlerin belli başlıları;
makine kapasitesinin kullanım oranı, makinelerin arızalanma sıklıkları (time
between failures), ekonomik ömürlerini doldurup doldurmadıkları, ayarlarının
bozulma sıklığı, aşınma durumları, vb.dir. Makine ve teçhizatın aşınması sonucu
ayar tutmaması, hatalı ürün vermesi, vb. durumlarla daha sık karşılaşılır ve bu
da verimliliği düşürür. Hatta bu hataların giderilmesi için üretimin uzun
süreli durması gerekebilir. Bu nedenle makine-teçhizatın ekonomik ömürleri
dolduktan sonra, en azından kritik parçalarının yenilenmeleri gereklidir.
Böylesine süreklilik arz eden bir yatırımı yapabilmek için ise, işletmenin mali
açıdan güçlü olması, başka bir deyişle parasal varlıklarını iyi değerlendirmesi
önem taşır.
Parasal
varlıkların değerlendirilmesinde kullanılan ölçütler, finansal performans
göstergeleri olarak nitelendirilir. Bunlar öz sermayenin borçlara oranı, kısa
vadeli borçların tüm borçlara oranı, vb. işletmenin mali gücünü ve parasal
kaynaklarının likiditesini gösteren kriterlerdir.
Hammadde
ve malzemenin değerlendirilmesi: Bu girdinin değerlendirilmesi, genellikle
hammadde ve malzemenin tedarikçilerinin değerlendirilmesi yoluyla yapılır.
Bunların kalitesi, işletmeye geliş zamanlarının planlanan zamanlara uyup
uymadığı, kaliteden taviz vermemek koşuluyla fiyatlarının uygunluğu, vb.
faktörler göz önüne alınır. Hatalı malzemeden kaynaklanan işgücü kayıpları,
fireler, ürün kalitesindeki düşüşler, bu girdilerin değerlendirilmesinde
yetersiz kalındığında karşılaşılan sonuçlardır. Günümüzde, hammadde ve malzeme
uygunluğunu sağlayarak verimliliğin düşmesini önlemek amacıyla işletmelere,
tedarikçi firmaları da sürecin bir parçası gibi görüp, sorunlarına kendi
sorunları gibi sahip çıkmaları, tedarikçiyle birlikte çözüm bulmaları
önerilmektedir.
Bilginin
değerlendirilmesi: Her iş sisteminde, çıktının üretilmesi için
gerçekleştirilmesi gereken görevlerin neler olduğu ve nasıl yapılacağına
ilişkin teknolojik ve beşeri konularda bilgiye ihtiyaç vardır. Tepe
yöneticisinden bizzat üretim aracının başında çalışan işçilere kadar herkesin
kendi sorumluluklarını gerçekleştirecek yeterlilikte bilgi ve beceriye sahip
olmaları gerekmektedir. Bir işletme için bilginin kaynağını, kullandığı
teknoloji ve müşterilerle arasındaki ilişkinin biçimi ve düzeyi belirler.
Ayrıca sahip olunan bilginin işletme çalışanları arasında paylaşılarak
yaygınlaştırılması, işlerin aksamadan yürümesi için önemlidir. Teknolojinin,
pazar koşullarının, müşteri isteklerinin hızla değişmekte olduğu 21. yy.’da,
işletmelerin -faaliyet alanları ne olursa olsun- bilgi üretmesi rekabet
edebilmesi için gereklidir.
Bu
bağlamda ele alındığında işletmenin yönetim bilişim sisteminin etkinliğinin
değerlendirilmesi ve sistem işletmeye beklenenleri vermiyorsa üzerinde
değişikliklerin yapılması yoluna gidilir. Ayrıca, işletmenin AR-GE
faaliyetlerinin performansının değerlendirilmesi gerekmektedir.
Enerjinin
Değerlendirilmesi: İşletmeler için gerekli olan enerjiye yapılan yatırım da
aslında bir tür sermayedir. Kullanılan üretim araçları, enerji olmaksızın
faaliyet gösteremezler ve çıktıyı üretmek mümkün olmaz. Enerjinin gereksiz yere
tüketilmemesi için işletmelerin dikkat etmeleri gereken noktalar vardır.
Bunlar; elektrik tesisatının bakım-onarımlarının sürekli yapılarak kazalara
karşı korunmanın yanı sıra, işletme binasının ısı izolasyonunun sağlanarak ısı
kaybının önlenmesi, işletmenin kuruluş aşamasında binanın tasarımında güneş
ışığından mümkün olduğunca faydalanılacak bir yapının kurulması, doğal ve
yenilenebilir enerji kaynaklarından azami ölçüde yararlanılması, elektrik
kesintilerine karşı yedek enerji birimlerinin (kesintisiz güç kaynağı,
jeneratör, vb.) bulundurulması, binanın ısıtılmasında akıllı sistemlere
başvurulması, gibi gerek enerji kaybını önleyecek, gerekse beklenmeyen
durumlara karşı hazırlıklı olmayı sağlayacak önlemlerin ve kararların
alınmasıdır.
Girişimciliğin
Değerlendirilmesi: İşgücünün değerlendirilmesi konusunda, iş sistemlerinde
bilgi ve beceri düzeyinin harekete geçirilmesinin bir yolunun da, iş gücünün ve
işin etkili bir şekilde yönetilmesi olduğu ifade edilmişti. Yönetim, bir
girişimcilik fonksiyonudur. Planlama, yöneltme, kontrol etme, ekip kurma, proje
yürütme, koordinasyon gibi faaliyetler yönetimin sorumluluğundadır. Yönetici
kadronun bu faaliyetleri ne derece başarılı bir şekilde yürüttüğüne bağlı
olarak işletmenin başarı düzeyi artacaktır. Yönetim, çalışanlarını olduğu kadar
kendini de denetlemeli, deneyimlerinden yararlanmalı ve karar süreçlerinde her
geçen gün daha etkili olmaya çalışmalıdır.
1.3. Verimlilik Oranı İşletmelere Ne İfade
Etmektedir?
Verimlilik
oranı, başta verildiği şekli ile, hem girdinin, hem çıktının, hem de sürecin
bir arada değerlendirildiği bir orandır. Amaca bağlı olarak işletmeler,
aşağıdaki verimlilik oranlarından biri veya birkaçını seçerek ölçme ve değerlendirme
amacıyla kullanabilirler.
1.
Tüm çıktılar toplamının, tüm girdiler toplamına
oranlandığı “toplam faktör verimliliği” oranı
2.
Tüm çıktılar toplamının, tek tek her bir girdi
faktörüne oranlandığı “kısmi verimlilik” oranları
3.
Her bir çıktının, kendisine ait girdiler toplamına
oranlandığı “ürün bazında toplam verimlilik” oranları
4.
Her bir çıktının, kendisine ait her bir girdi faktörüne
oranlandığı “ürün bazında kısmi verimlilik” oranları
Yukarıdaki
maddelerden de anlaşılacağı gibi verimlilik oranları aşağıdaki sorulara cevap
bulmak için kullanılırlar:
1.
İşletmenin toplam verimliliği nedir? Bu verimlilik
oranı, zamana göre nasıl bir eğilim göstermektedir? (Artmakta mıdır, yoksa
azalmakta mıdır?)
2.
İşletmede hangi girdiler, ne ölçüde verimli
kullanılmaktadır? Her bir girdinin verimliliği zamana göre nasıl bir eğilim
göstermektedir? İşletmenin toplam verimlilik oranındaki değişime her bir
girdinin katkısı nedir?
3.
Ürünlerin her birinin toplam verimliliği nedir? Her bir
oran, zamana göre nasıl bir eğilim göstermektedir? Toplam verimlilik oranındaki
değişime her bir ürünün katkısı nedir?
4.
Ürünlerin her birinde, kendisine ait hangi girdiler
verimli kullanılmaktadır? Gelişime ihtiyaç duyan süreçler hangileridir?
İşletmeler
açısından yukarıdaki soruların hangilerine yanıt aranıyorsa, ona göre bir dizi
verimlilik göstergesi seçilir. Tahmin edileceği gibi, ürün bazında verimlilik
ölçümü yapabilmek için her ürünün üretiminde kullanılan girdilerin diğer
ürünlerde kullanılan girdilerden ayrıştırılabilmesi gerekir. Bu ayırım, özellikle
ortak kullanılan girdiler için oldukça güçtür; oldukça ayrıntılı bir şekilde
kayıt tutulması gerekir ki bu ayrıntıda veriye ulaşılabilsin.
Verimlilik
oranının, yukarıdaki sorulara cevap verebilmesi için bir kıstasının olması
gerektiği düşünülebilir. Ama böyle bir kıstas yoktur. Örneğin, ekonomiklik
oranı 1’den büyük olan bir işletme için ekonomiktir denir. Ancak, verimlilik
oranının hangi değerden büyük olması gerektiğine ilişkin bir değerlendirme
yapılamaz. Bu oran, bir işletmenin geçmiş dönemlerdeki verimliliğiyle
kıyaslanıp, “artmıştır” veya “azalmıştır” şeklinde değerlendirilir. İş
sisteminin bir döneme ait verimlilik oranı baz alınır ve bundan sonraki
verimlilik oranları bu baz yıla oranlanarak “verimlilik endeksi” elde edilir.
Böylece verimliliğin “baz yıla göre % kaç arttığı” veya “% kaç azaldığı”
görülmüş olur. Bazen işletme yöneticileri, her dönem bir önceki dönemin
verimlilik oranıyla kıyaslama yapmak isterler. Bu durumda ise bir baz yıl
seçilmek yerine, her dönem bir önceki dönemin verimlilik oranına bölünerek,
yani “hareketli baz” kullanılarak hesaplama yoluna gidilir. Bu durumda
verimlilik endeksi, verimliliğin “önceki döneme kıyasla % kaç arttığını veya
azaldığını” gösteren bir endeks olur. Hangi yol seçilirse seçilsin, bunun
ilgili raporlarda açıklanması gerekir.
Verimlilik
endeksi, şu şekillerde değişim gösterir:
1)
Çıktıların artış oranı, girdilerin artış oranından
fazlaysa verimlilik artar, ikisi de aynı oranda artmışsa verimlilik sabit
kalır, çıktıların artış oranı girdilerin artış oranından azsa verimlilik düşer.
2)
Çıktıların azalış oranı girdilerin azalış oranından
azsa verimlilik artar, ikisi de aynı oranda azalmışsa verimlilik sabit kalır,
çıktıların azalış oranı, girdilerin azalış oranından fazlaysa, verimlilik
düşer.
3)
Girdiler sabitken çıktılarda artış olmuşsa verimlilik
artar, girdiler sabitken çıktılar da sabit kalmışsa verimlilik aynı kalır,
girdiler sabitken çıktılar azalmışsa verimlilik düşer.
4)
Girdiler artarken, çıktılar sabitse veya azalıyorsa
verimlilik düşer,
5)
Çıktılar sabitken girdilerde azalma varsa verimlilik
artar,
6)
Çıktılar artarken, girdilerde azalma varsa verimlilik
artar,
İşletmeler verimlilik endekslerini
değerlendirirken, bu durumlardan hangisiyle karşı karşıya olduğunu da göz önüne
almalıdır. Birinci madde ile, işletmenin ürünlerine talebin arttığı ve işletme
yönetiminin artan talebi karşılayacak şekilde büyüme stratejisini benimsediği
durumlarda karşılaşılabilir. İşletme büyürken, aynı zamanda daha verimli
süreçleri kullanmaya başlamışsa, teknolojisini yenilemişse ve yeni teknolojiyi
faydalarından azami ölçüde yararlanacak şekilde kullanabiliyorsa; çıktıların
artış oranı, girdilerin artış oranından daha fazla olur. Böylece verimlilik
artar. Çalışma sisteminde ve teknolojide fazlaca bir değişiklik yapmayıp,
kapasite artırımı yoluyla artan talebi karşılamışsa; girdiler de çıktılarla
aşağı yukarı aynı oranda artar ve verimlilik sabit kalır. Sermaye yatırımına
gitmeyip fazla mesai, vardiya sistemine geçiş gibi yöntemlerle artan talebi
karşılamaya çalışıyorsa; girdilerin artış oranı çıktıların artış oranından
muhtemelen daha fazla olacaktır ve böylece verimlilik düşecektir. Çünkü
çalışanların vardiyalı çalışma nedeniyle, ya da sık sık mesaiye kalmak
nedeniyle oluşan yorgunluktan dolayı verimlilikleri düşecektir. İşletme emek-yoğun
ise, bu durum toplam verimliliğe de yansıyabilir.
İkinci
madde ile, işletmelerin ürünlerine talebin azaldığı ve işletme yönetiminin yeni
talep durumuna göre küçülmeyi tercih ettiği ara dönemlerde karşılaşılır. (Daha
uzun dönemde, muhtemelen işletme bu faaliyet alanından çekilecek, yeni
pazarlara açılacaktır.) Bir başka olasılık da, işletmenin mali kriz nedeniyle
ödemelerde güçlük çektiği dönemlerde daha az üretim yapmayı tercih etmesi
durumu olabilir. Böyle bir durumda verimlilik artışı olsa dahi, işletmenin
sürekliliği tehlikede demektir. Verimlilik artışı, olsa olsa işletmeye biraz
daha zaman kazandırır. İşletmenin daha yoğun talebi olan ürünlere yönelmesi, ya
da bozulan itibar söz konusuysa bunu düzeltecek önlemleri alması gerekmektedir.
Üçüncü
madde, iki ayrı durumu temsil etmektedir: Eğer işletme, bilinçli olarak
verimliliğini izliyor ve verimlilik artırma programlarını ve yöntemlerini
kullanıyor, aynı kaynaklarla süreçlerinde, çalışma yöntemlerinde, pazarlama
politikalarında iyileştirmeler yapmayı başarıyorsa; girdileri sabit kaldığı
halde çıktılarını artırmayı başarabilir. Böylece verimliliği de artar. İşletme,
halinden memnunsa ve rekabetçi bir ortamda değilse, kârlılığını fiyat artışları
ile artırmada bir sakınca görmüyorsa, verimlilik için özel bir çaba sarf
etmeyeceğinden, girdileri sabit kaldığında, ya çıktıları da sabit kalır, ya da
çıktıları düşer. Bu durumda verimlilik ya sabit kalır, ya da düşer.
Dördüncü
madde ile, işletmenin hatalı stratejiler belirlemesi, hatalı planlar yapması,
ya da içinde bulunduğu çevrede ekonomik istikrarsızlığın veya talep
belirsizliğinin yüksek olması gibi durumlarda karşılaşılır. İşletme yeni
fırsatlar tanımlamış, bunun için içinde bulunduğu pazardan çıkıp farklı
pazarlara yönelmiş, yeni yatırımlara girişmiş, ancak bu belirlemelerinde hata
yapmış veya yeni pazarlarda başarısızlığa uğramış olabilir. Bir başka olasılık
da, büyüme stratejisini doğru belirlemiş, ancak sonuçlarını henüz almamış
olduğu için henüz girdilerini çıktılara dönüştüremeden verimlilik ölçümünün
yapılmış olması da olabilir. Başka bir deyişle, çıktılarda kısa vadeli ve
geçici bir düşüş gözlenmiş, sistem yeni denge durumuna ulaşmamış olabilir.
Örneğin, işletme “işi öğrenme” aşamasını tamamlamamış olabilir.
Beşinci
madde, tam kapasite çalışan ve talep sorunu olmayan bir işletmenin çıktılarını
daha fazla artıramadığı, ancak bir takım önlemlerle kaynak israfını azaltmayı
başardığı durumdur. Bu durumda çıktıda önemli bir değişim gözlenmezken,
girdilerde gözle görülür bir azalma kaydedilmiş ve dolayısıyla verimlilik
artmıştır.
Altıncı
madde, çok ciddi anlamda bir verimlilik sıçramasını gösteriyor. Bu durum ancak
yeni bir buluşun uygulanması durumunda ortaya çıkabilir. Eski yıllardan,
aydınlatma için gaz lambalarının yerine ampulün kullanılması örnek gösterilebilir.
Buraya
kadarki kısımlarda verimliliğin kısmi veya toplam olmasına göre ne anlam ifade
ettiği, yöneticilerin hangi sorularına cevap verdiği ve verimlilik
endekslerinin hangi koşullarda hangi eğilimleri gösterdiği üzerinde durulmuştu.
İşletmenin olası mevcut durumu ve uyguladığı kararların sonuçları ile ilgili
senaryolardı bunlar. Verimlilik oranları, süreç yenilerken veya yeni bir iş
sistemi kurarken alternatif süreçler arasından en uygununun seçilmesi amacıyla
da diğer performans oranlarıyla birlikte kullanılırlar.
Sürecin
değerlendirilmesi konu başlığında, süreçteki en ufak bir farklılığın
verimliliği değiştirebileceğinden bahsedilmişti. İş sistemi olarak mikro
düzeyde bir sistemi ele alınıp örnek verilecek olursa; bir üretim sürecinde
hammadde üzerindeki ilk işlem, metal bir levha üzerinde 4 delik delme işlemi
olarak tanımlansın ve matkapla her bir delik ayrı ayrı deliniyor olsun. Bunun
rasyonel olmadığının fark edilip, matkap için 4 deliği bir seferde delebilen
bir aparat geliştirilmiş olsun. Böylece, işçilik süresi delik delme işlemi için
¼’üne inmiş olacaktır. Yani işçilik verimlilik oranı, ilk durumda örneğin 0,25
metal levha/dakika adam ise, ikinci durumda 1 metal levha/dakika adam
olacaktır. Bu durumda işçilik verimliliği artarken, matkap ucu için yapılan
yatırım, sermayeyi artırmış olacaktır. Sermaye verimliliği de çıktıdaki artış
oranı sermaye girdisindeki artış oranından fazla olmak koşuluyla artacaktır.
Böylesine mikro düzeyde analizler yapmak için, önce genel anlamda iş sistemine
bakıp, hangi mikro düzeylerin verimliliğinin düşük olduğunu ve diğer mikro
alanların da verimliliğinin düşmesine neden olduğunu bulmak gerekmektedir.
Örneğimizde olduğu gibi delik delme işlemi darboğaz oluşturuyorsa, yukarıda
anlatılan verimlilik artırma çabası işe yarayacaktır. Aksi takdirde,
kendisinden sonraki gelen işlemin ara stoklarını artırmaktan başka bir işlevi
olmaz, dolayısıyla toplam verimliliğe katkısı da (atıl kalan işgücü başka
gerekli işlerle görevlendirilmiyorsa) olmayabilir.
Verimlilik
oranları bize, “iki süreç arasından uygun olanını seçme” örneğinde olduğu gibi
geleceğe ilişkin çeşitli kararlar alma konusunda da yardımcı olur. Bu nedenle,
fizibilite analizlerinde alternatif yatırımlar söz konusuysa hangi sürecin daha
verimli çalışacağına da bakmak gerekir. Bazı göstergeler vardır ki, doğrudan
verimlilik oranını göstermemekle birlikte, verimlilik hakkında fikir verirler.
Yatırımın getirisi oranı ile kapasite kullanım oranı buna güzel iki örnektir.
Bu oranların daha fazla olacağı tahmin edilen yatırım alternatifleri, aynı
zamanda daha verimli çalışılacağı tahmin edilen seçeneklerdir. Çünkü kapasite
kullanım oranı hangi yeni yatırım planında daha fazla olacaksa, aynı çıktı,
daha az kaynakla elde edilecektir. Benzer şekilde yatırımın getirisi oranının
yüksek olması, yapılan yatırımın daha kısa zamanda kendini amorti etmesiyle
sonuçlanacağını gösterir. Başka bir deyişle, kaynaklar daha kısa sürede
satılabilir çıktıya dönüşecektir. Yatırımın getirisi oranı daha yüksek olan
alternatif, hem daha fazla verimliliğe, hem de kârlılığın daha kısa zamanda
elde edilebildiğine işarettir.
Gülnur SÖNMEZ
2002
[1] REFA: Alman İş Etüdü
Organizasyonu, Kaynak: MPM-REFA, İş Etüdü Yöntem Bilgisi – İş Etüdünün
Temelleri, 1988, s:94-96
[2] Girdilerin kullanım
biçimi: Girdilerin nasıl kullanıldığı verimliliği etkileyen unsurlardan
biridir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder