İş Etüdünün (Work Study) İşletmeler İçin Önemi

İş Etüdü’nün İşletmelere Katkısı

İş Etüdü, iş sistemlerinin analitik ve sistematik bir şekilde incelenmesiyle performanslarının iyileştirilmesine yönelik yeniden düzenlenmesine dayalı bir yöntemdir.

Bu yöntem, sistemin mevcut durumunun sorgulanması ile başlar, yerine performansının daha yüksek olmasını sağlayacak alternatif sistem önerilerinin geliştirilmesi ya da mevcut sistemin revizyonu ile devam eder ve son olarak da, önerilerin gerçekleştirilmesi halinde katlanılacak yatırım maliyetlerini, elde edilecek performans artışı ile kıyaslayarak, yatırımın getirisi oranının hesaplanması yolu ile karar vericilere yardımcı olur.

AMAÇ	YER VE ÜRETİM ARACI	SIRA	KİŞİ	YÖNTEM
·    Ne yapılıyor? ·    Niçin yapılıyor? ·    Başka ne yapılabilir? ·    Ne yapılmalıdır?	·  Nerede yapılıyor? · Niçin orada yapılıyor? · Başka nerede yapılabilir? · Nerede yapılmalıdır?	·    Ne zaman yapılıyor? ·    Niçin o zaman yapılıyor? ·    Başka ne zaman yapılabilir? ·    Ne zaman yapılmalıdır?	·    Kim yapıyor? ·    Niçin o kimse yapıyor? ·    Başka kim yapabilir? ·    Kim yapmalıdır?	·    Nasıl yapılıyor? ·    Niçin o şekilde yapılıyor? ·    Başka nasıl yapılabilir? ·    Nasıl yapılmalıdır?

İş etüdünde, iş sistemlerinin mevcut durumu sorgulanırken, sistemin 7 unsuru ve bu unsurların birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınır. Bunlar:

1)    Görev: İş sisteminin varlık nedenidir. Çıktının oluşturulması için gerçekleştirilecek esas faaliyetin kısa bir tanımıdır.

2)    Girdi: Görevi gerçekleştirerek çıktıya ulaşmak için dönüştürülecek malzemeyi, bilgiyi, enerjiyi, vb. ifade eder. İnsan ve üretim aracı haricinde kalan bütün kaynaklar, girdi olarak ifade edilirler.

3)    İnsan: Üretim aracı ile etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan kişidir. Burada insanın sahip olması gereken nitelikler, iş gerekleri belgeleri ile tanımlanır.

4)    Üretim Aracı: İnsan ile etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan makine, ekipman, vb. teçhizattır. 

5)    İş Akışı: İnsan ve üretim aracının birlikte çalışması yoluyla görevi gerçekleştirirken kullandıkları süreçtir. Süreç, görevin nasıl yapıldığını tarif eden faaliyetlerin –ki bu faaliyetlerin her birine iş etüdünde akış dilimi denir- toplamından oluşur.

6)    Çıktı: Süreç sonucunda ortaya çıkan, müşterinin talep ettiği ürünler ya da hizmetler ile bunların elde edilmesinde kullanılmış olan bilgiyi, dönüştürülmüş enerjiyi, ortaya çıkan yan ürünleri, artıkları, vb. ifade eder.

7)    Çalışma koşulları: İnsanın görevi gerçekleştirirken çalışmak zorunda olduğu ortamın toz, gaz, gürültü, ısı, nem, ayakta çalışma, hareketleri kısıtlayıcı iş elbisesi veya aksesuar kullanma, gibi fiziksel özellikleri ile bağlı olduğu ücret sistemi, arkadaşlık koşulları, ast-üst ilişkileri, ekip uyumu, yetki ve sorumluluk düzeyi,  mola ve vardiya düzenlemeleri, gibi sosyal özelliklerinin yanı sıra,  üretim aracının ayar tanımları, girdinin ve çıktının biçimsel ölçülerinde kullanılan tolerans sınırları (işin hassasiyeti), uzanma ya da taşıma mesafesi, işlem mesafesi, vb. iş sisteminin diğer 6 unsuru ile doğrudan ilgili olan, sistemin performansını etkileyen tüm diğer unsurlardır.

Bu 7 unsur, çalışma tekniği ve yöntemi ile sıkı sıkıya bağlıdır. Çalışma tekniği, iş sisteminin kullandığı teknolojiyi ve çalışma yöntemi de, bu teknolojiye bağlı olarak kullanılan iş akışını ifade eder. Çalışma tekniği ve yöntemine ilişkin veriler de İş Etüdü çalışmaları kapsamında kullanılır. Bu bağlamda İş Etüdü, yeni kurulacak bir işletmede alternatif ürünler ve teknolojiler arasından fayda/maliyet oranı en yüksek olanın seçiminden, faaliyetlerine devam etmekte olan bir işletmede mevcut iş sisteminin performansının iyileştirilmesine kadar her aşamada kullanılan bir yöntemdir.

İş etüdünde kullanılan performans ölçütlerinden bazıları:

Miktar performansı, alternatif teknolojilerin seçiminde kullanılacaksa, aynı oran:

olarak kullanılabilecektir. Örneğin; bir ürünün istenilen hassasiyette geleneksel torna, CNC ve 3 boyutlu yazıcı ile üretilmesi mümkünse, aynı ürün geleneksel torna ile saatte 5 adet, CNC ile saatte 25 adet, 3 boyutlu yazıcı ile de saatte 0,5 adet üretiliyorsa, müşteri talebi de saatte 5 adet ise, geleneksel tornanın miktar performansı 5/5=1 (%100), CNC'nin miktar performansı 25/5=5 (%500), üç boyutlu yazıcının miktar performansı ise 0,5/5=0,1 (%10) olarak hesaplanır. CNC'nin önemli ölçüde atıl kalacağı, buna karşılık talebi karşılamak için 10 adet 3 boyutlu yazıcının gerekli olduğu görülmektedir. İşletme eğer başka bir ürün üretmeyecekse geleneksel torna tezgahı en uygun çözüm gibi durmaktadır. Ancak, elbette alternatif teknolojilerden birinin seçilmesinde tek faktör miktar performansı değildir. Alternatif ürünler de üretilecekse CNC daha uygun olabilir. 3 boyutlu yazıcı için gereken hammadde ile torna ve CNC için gereken hammadde de farklıdır. Torna ve CNC'nin işlemesi için önden malzemenin kaba şeklinin dökümhanede verilmiş olması gerekir. 3 boyutlu yazıcı ise malzemeyi örneğin toz haliyle kullanmaktadır. Kalıp üretimine ve döküm işlemine gerek kalmamaktadır. Dolayısıyla, kıyaslama yaparken, önceki işlemlerin süreleri ve maliyetleri de dikkate alınmalıdır.

Diğer ölçüt de zaman performansıdır:

Yukarıdaki örneklerden geleneksel tornada standart olarak saatte, yani 60 dakikada 5 adet üretildiğine göre, bir ürünün standart süresi 12 dakikadır (12 dakika/adet) diyebiliriz. Üretimde olağandışı aksamaların meydana gelmesi sonucu Haziran 2019'da saatte ortalama 4 adet üretim gerçekleşmiş olsun. Yani fiili süre, 60/4= 15 dakika/adet  olsun. O halde zaman performansı = 12/15=0,80 yani %80 olarak hesaplanır.

Görüldüğü gibi her iki performans oranında da, öncelikle “üretilmesi beklenen ürün miktarı” ve “standart üretim süresi” olarak tanımlanan, büyük ölçüde kullanılan teknolojiye bağımlı olarak değişen veriler ile “karşılanması istenen müşteri talebi miktarı” olarak tanımlanan, pazara ve önceden alınmış stratejik pazarlama kararlarına ilişkin veriler yer almaktadır. Bu verilerden, “standart üretim süreleri”, iş etüdü yöntemleri ile bulunmakta, “belirli sürede üretilmesi beklenen ürün miktarı” da bu standart sürelere bağlı olarak hesaplanmaktadır.

Standart üretim sürelerini etkileyen tek unsur, kullanılan teknoloji değildir. Aynı teknoloji ve süreci kullanan iki işletmenin standart süreleri, birbirinden farklıdır. Bunun nedeni, üretim alanının kullanım şekli (yani makinelerin ve stok alanlarının yerleşimleri), örgüt kültürü, insan kaynaklarının yetkinlikleri (nitelikleri), motivasyon düzeyleri, makinelerin bakımına gösterilen özen, yönetimin planlama yeteneği, vb. unsurların işletmeden işletmeye farklılık göstermesidir. Adının "standart süre" olması sizi yanıltmasın, "standart" denmesinin nedeni, x ürünü için tüm sektörde genel geçer bir sürenin hesaplanması değil, hangi koşullarda, hangi yöntemlerle ve ön kabullerle ölçümü yapıldığının kayıt altına alınması ve ölçüm yönteminin standart olması nedeniyledir. 

İş etüdünde standart süreler, %95 güvenilirlikle, belirli sapmalar dâhilinde belirlenir (örneğin ortalama değerler -+%10 güven aralığında belirlenmiş olabilir). Bu sürelerin hesaplanmasında, kronometreyle zaman ölçümü, önceden belirlenmiş zamanlar sistemi (Örneğin: MTM, MOST, MODAPTS, vb.), plan zamanlar, karşılaştırma ve tahmin gibi yöntemlerle belirlenen temel işlemlerin süresi ile iş örneklemesi, uzun süreli zaman ölçümü gibi yöntemlerle belirlenen, gün içinde belirsiz bir dağılım gösteren aksama nedeniyle yapılan ek işlemlerin ve temel işlemlere ara vermelerin zamanları (dağılım zamanları), dinlenme zamanları ve kayıp zamanların vardiya içindeki payları kullanılır. Gerek temel zamanların belirlenmesinde, gerekse sözü edilen zaman paylarının belirlenmesinde, istatistiksel yöntemlerden yararlanılır. Payların belirlenmesi kadar, nedenlerinin belirlenerek çözüm önerilerinin uygulanması ve bu payların makul düzeylere indirgenmesi de önemlidir.

Bütün bu bilgiler ışığında İş Etüdünün yararları (faydaları) ve kullanım alanları:

-       İşletme yerleşim alanının daha etken kullanımını sağlar,

-       Taşıma hareketlerini en aza indirgeyen yerleşim düzeninin belirlenmesini sağlar,

-       Gereksiz hareketleri ortadan kaldırır,

-       Hat dengelemeye yardımcı olur,

-       Üretim araçlarının daha etken kullanımını sağlar,

-       Üretimde zamanın daha büyük bir bölümünün katma değer yaratan işlere ayrılmasını ve dolayısıyla daha az zamanda daha çok iş çıkarılması anlamına gelen verimin artmasını sağlar (özellikle emek veriminin),

-       Kapasitenin etken kullanılamadığı durumlarda, nedenlerinin ve zamansal yüzdelerinin ortaya çıkarılmasını sağlar (iş örneklemesi ile),

-       Daha uygun vardiya saatlerinin kullanılmasını, dinlenme molalarının işe uygun düzenlenmesini sağlar,

-       Çalışanın fiziksel özelliklerine (anatomisine, 5 duyu organına, zihinsel ihtiyaçlarına, vb.) ve beklentilerine uygun iş düzenlemesi yapılmasını sağlayarak iş kazalarını, meslek hastalıklarını, kas-iskelet rahatsızlıklarını asgari düzeye indirir ve işin daha hızlı yapılabilmesine olanak tanır,

-       Ürünlerin standart zamanlarının bilinmesini sağlar ve böylece planlananla gerçekleşenin süre ve bütçe açısından kıyaslanmasına yardımcı olur,

-       Adil bir ücretlendirme sisteminin oluşturulması için gerekli zemini sağlar,

-    İşin detaylı incelenmesi sayesinde, işi gerçekleştirecek olan personelde aranan niteliklerin eksiksiz bir şekilde belirlenmesini sağlar,

-   Matematiksel fonksiyon tahmini yaparak, spesifik bir işin sonuçlanmasında zamanı etkileyen faktörlerle o işin gerçekleştirilme zamanı arasındaki istatistiksel ilişkinin belirlenmesine yardımcı olur,

-       Standart zamanı bilinen ürünlerden yola çıkılarak, yeni ürünlerin standart zamanlarının daha güvenilir bir şekilde tahmininin yapılmasına yardımcı olur,

-       Alternatif ürünlerin ve süreçlerin ön tasarımında, hangi kullanım özelliklerine sahip hangi ürünün, hangi süreçle üretiminin daha ekonomik olacağının saptanmasına yardımcı olur,

-       Robot hareketlerini asgariye indirgeyecek çalışma yöntemlerinin belirlenmesine ve buna uygun çevresel düzenlemenin yapılmasına yardımcı olur,

-       Mekanizasyon ve otomasyon düzeyinin seçilmesine yardımcı olur,

-       Hücresel üretimde hücrelerin en uygun şekilde ve düzende tasarlanmasına yardımcı olur,

-       Bir kişinin aynı anda kaç makinenin operatörlüğünü yapabileceğinin belirlenmesini sağlar,

-       Akış (süreç) şemaları oluşturulması sayesinde işe yeni başlayacak olan personelin görevini ve görevinin bütün içindeki yerini daha kolay kavramasını sağlar (oryantasyon eğitimini kolaylaştırır),

-       Akış şemaları, prosedürler ve talimatlar oluşturulması yoluyla ISO:9000 gerekliliklerinin yerine getirilmesini sağlar,

-       Hizmet işletmelerinde, gereksiz işlemlerin ortadan kaldırılması ile müşterilerin ortalama bekleme süresini azaltır,

-       İş yüküne bağlı kadrolarda, çalışan sayısının hesaplanmasında kullanılan verilerin doğru tespit edilmesini sağlar,

-       Üretim planlamada kullanılan ürün ağacı, iş emri gibi formların doğru ve amacına uygun bir şekilde tasarlanmasını sağlar.

-       Az bir yatırımla, işletme çıktılarında önemli artışlar sağlar.

Örnek Olay:

X işletmesinde, iş etüdünde veri saptama yöntemlerinden biri olan çalışanlar için iş örneklemesinin gerçekleştirilmesi sonucunda, üretimde katma değer yaratmayan faaliyetler, bu faaliyetlerin gün içinde meydana gelme sıklıkları ve işletmeye maliyetleri, aşağıda verilmiştir:

Zaman (Akış) Türü	Vardiya İçindeki Payı (%)	Adam.saat/yıl	TL / yıl
Atölye içi taşımalar	13,1	4225	11875,7
İş Konuşması	6,1	1960	5508,3
Kişisel Nedenle Ara Verme	6,0	1942	5457,8
Özel Konuşma, İşe Geç Başlama, İşi Erken Bırakma	3,9	1258	3535,7
Takım, Aparat veya Malzeme Arama (yüksüz gezinme)	3,6	1151	3234,2
İş Yokluğu Nedeniyle Kısa Süreli Bekleme	1,1	360	1010,7
Kişisel Hataya Bağlı Fazla Çalışma	0,2	72	202,1
TOPLAM	34,0	10967,15	30824,67

Bu katma değer yaratmayan faaliyetlerin süresini sıfıra indirmek olanaksızdır, ancak iş etüdünün bir parçası olan metot etüdü ile gerekli düzenlemelerin yapılmasıyla, oranları toplamı %34’ten yaklaşık %7-15 mertebesine düşürülebilir. Bu da katma değer yaratmayan faaliyetlerin maliyetlerinde %56-80 arası bir iyileşme anlamına gelir. Bu durumda yaklaşık 31000 TL. olan maliyetler, yaklaşık 6350 ila 13600 TL arasında seyredecektir. Başka bir deyişle 1 yılda gerçekleşen tasarruf, yaklaşık 17400 ila 24650 TL  arasında olacaktır. Bu tasarruf işçi çıkarma yoluyla değil de,  “%66’lık süre kullanımı ile 100 birim üretiliyorsa, %85’lik süre kullanımında kaç birim ürün üretilip satılabilir” diye hesaplama yapılarak sağlandığında, bu süre içinde 128 birim üretilebileceği görülmektedir. Bu da ürünlerin taahhüt edilip satılabilmesi halinde, 1 yıl içinde satış gelirlerinde en az %28’lik artış anlamına gelir. Ayrıca birim maliyetler de, aynı süre içinde, aynı işçilerle daha fazla ürün üretilmiş olması nedeniyle düşecektir. Metot etüdü ile önerilecek olan iyileştirme önerilerinin, bir defaya mahsus ortaya çıkacak olan yatırım maliyetiyle iyileştirme sonucunda tekrarlanacak bir iş örneklemesi sonucu ortaya çıkan kesin iyileştirme miktarı kıyaslandığında, yatırımın kendisini ne kadar zamanda amorti edeceği de ayrıca hesaplanabilecektir.

İş etüdünün, etütçülere kazandırdığı analizci ve sentezci bakış açısı ile elde edilen faydalar da bulunmaktadır. İş etüdü tekniklerinin getirdiği bakış açısından yararlanılarak ortaya konan teknikler arasında, 5S Endüstriyel Temizlik ve Düzen, SMED: Kısa Sürede Kalıp Değişimi, Sıfır Hazırlık Zamanı (Zero Changeover Time), Süreç İyileştirme, Sürekli İyileştirme, Değer Analizi, vb. teknikleri saymak mümkündür. Müşterinin, ürünü satın alırken ve kullanırken yararlandığı yöntemin (iş akışının) incelenmesi sonucu, müşteriyi zorlayan hususları tespit etmek ve böylece ürün tasarımında ve satışında yapılması gereken iyileştirmeler ve innovasyonlar hakkında önemli fikirler elde etmek de mümkündür.

Özetle iş etüdü, veri teknolojinin en etken şekilde kullanılmasının yanında, süreç ve ürün inovasyonunda ve işletmeye en uygun teknolojinin seçiminde de, diğer analizlerle ve yöntemlerle birlikte sağlıklı kararlar alınabilmesine yardımcı bir tekniktir.

Gülnur Sönmez 2012, 2019

Yararlanılan Kaynaklar:

1)    MPM-REFA İş Etüdü Yöntem Bilgisi Cilt 1-5

2)    ILO İş Etüdü, 4. Basım, MPM Yayınları No: 29

3)    Gülnur Sönmez, X İşletmesi Danışmanlık Raporu, 2004